Réaliser un business plan
Cette étape est fondamentale : elle consiste à s’assurer que l’école sera financièrement viable pendant les 5 années à venir – soit les plus cruciales de son développement.
Elle permet d’opérer les choix dimensionnants de l’école, en fonction de cette nécessaire viabilité, mais aussi en fonction des différents critères pédagogiques et sociaux des créateurs : salaires du personnel, prix des scolarités, nombre de classes et d’élèves par classe, rapidité de développement, effort de communication, etc.
L’élaboration de ce plan consiste principalement à faire la liste des différentes recettes et dépenses prévisibles.
Pour vous aider
- Accédez à la liste des postes de recettes et de dépenses à prévoir.
- Vous pour téléchargez également :
— Le guide d’élaboration du premier budget : cliquez ici.
— Le modèle de compte de résultat : cliquez ici.
Le business plan comprend les mêmes postes que le premier budget prévisionnel, en moins détaillés. Vous pouvez ainsi passer aisément de l’un à l’autre. Comme le budget et la comptabilité doivent correspondre à votre plan comptable, il est recommandé que les postes du business plan le soient aussi.
Ce business plan comporte toutes les hypothèses retenues, explicitement nommées. Il peut prévoir plusieurs scénarii : le principal (scénario central), ainsi que des scénarii de remplacement au cas où les hypothèses du scénario principal ne se réaliseraient pas.
Il doit être établi avec soin, car il sera demandé par les banques pour consentir à un prêt. Il est du ressort du créateur (gestionnaire de projet), mais il aura intérêt à se faire aider (et non remplacer !) par un comptable, s’il ne maîtrise pas lui-même a minima les principes de la gestion financière et comptable. Comme toujours, faites des hypothèses très prudentes et prévoyez une marge en cas d’imprévu ! Tablez sur des montants de dons faibles, une croissance du nombre d’élèves raisonnable, et une croissance de la masse salariale d’une année sur l’autre pour ne pas avoir de mauvaises surprises.
Ouvrir un compte en banque
Vous aurez besoin d’un compte bancaire pour récolter les fonds et payer les charges.
Il faut donc anticiper par rapport à la date d’ouverture de l’école.
Ce compte est à ouvrir au nom de la personne morale, avec la désignation de représentants parmi les dirigeants. Attention ! La création d’un compte d’association peut prendre un mois dans certaines banques.
Vous hésitez sur le type de banque à solliciter ?
- Banque traditionnelle : Ouvrez le compte dans une banque où vous-même ou le trésorier êtes connu et où les relations avec le banquier sont fluides, de préférence habitué à travailler avec des associations.
- Banque en ligne : Elles permettent de limiter les frais bancaires et de gagner en facilité de gestion.
- Néobanque : Chacune a son public cible ; certaines sont tournées vers les PME et d’autres, comme Manager One, pensées pour les associations. Les services clients sont généralement réactifs mais il faut compter avec une perte des commodités de dépôt de chèques et d’espèces suivant les solutions.
N’oubliez pas que tout se négocie avec une banque, même les frais bancaires affichés.
Sachez que votre commune peut se porter caution du prêt, si vous en faites un. L’entretien avec le responsable désigné par la banque ne pourra se faire que sur la base d’un business plan.
Choisir et créer ses outils comptables
Les outils comptables nécessaires à l’élaboration du budget et du business plan ne sont pas les mêmes que ceux dont devra disposer l’école dans son fonctionnement opérationnel. Changer de système comptable, même à l’occasion d’un changement d’exercice, est une opération délicate et même risquée si les systèmes comptables sont très différents. Mieux vaut donc dès le début choisir un système comptable durable, adapté à la toute petite école nouvellement créée comme à l’école mature de la taille visée dans le business plan.
Nous ne recommandons pas d’utiliser un simple tableau Excel.
Ce n’est pas sans danger. C’est une comptabilité en partie simple qui ne vous permet pas de suivre la trésorerie et cela complique l’établissement de la comptabilité de l’école que vous aurez à faire à la fin de l’exercice.
- Il existe des logiciels associatifs grand public généralistes comme CIEL qui peuvent répondre à votre besoin : ils vous permettent de tenir une comptabilité en partie double et de gérer votre trésorerie et leur coût est minime (200 euros) ; mais il vous faudra gérer à part (par exemple sur Excel) la paye, les présences et absences des élèves, les notes, les bulletins…
- Si vous passez par un comptable, vous pouvez utiliser le logiciel de comptabilité MEG “Mon expert en gestion”, édité par RCA. Peu cher (10 à 15 euros par mois et par structure), il est parfaitement adapté aux petites écoles tenant une comptabilité minimaliste de trésorerie au fil de l’année sur tableau Excel. Il permet au comptable, en fin d’exercice, de transformer aisément cette comptabilité en comptabilité d’engagement, afin de produire les comptes nécessaires (CF, Bilan). Le logiciel MEG synchronise la comptabilité avec la banque, et dispense ainsi d’effectuer les rapprochements bancaires. Ce logiciel professionnel n’est accessible aux écoles que par l’intermédiaire de leur comptable.
- Il existe aussi des logiciels spécialisés pour les écoles comme CHARLEMAGNE, mais ils ne sont adaptés qu’aux grosses écoles et présentent des coûts de maintenance non négligeables. En revanche, APLIM produit des modules de gestion plus adaptés aux écoles de petite taille de forme associative.
- Il peut être encore plus intéressant d’opter pour une solution complètement pensée pour les écoles hors contrat : https://ecole-futee.com. Cette solution développée par des connaisseurs des écoles privées hors contrat est un logiciel de gestion scolaire en mode SaaS qui comporte notamment une gestion des inscriptions et des admissions, des autorisations parentales, des paiements SEPA, des bulletins, des appels, des communications….
À noter : vous avez besoin d’un logiciel comptable d’une part et d’un logiciel de gestion scolaire d’autre part. Il est plus simple de n’avoir qu’un seul outil, mais encore faut-il que ces deux briques y soient optimisées à la fois et que le coût d’ensemble ne soit pas prohibitif. Si vous êtes au format associatif, des solutions comme HelloAsso peuvent vous apporter un complément intéressant pour la gestion de toutes leurs opérations de paiement : adhésions et cotisations, collecte de dons, etc.
Valider le budget définitif
Il ne faut pas confondre budget et comptabilité, même si les deux utilisent les mêmes lignes budgétaires du plan comptable (pour pouvoir les comparer).
- Le budget est du ressort d’un administrateur (président d’association, directeur d’une entreprise) aidé d’un comptable ; il essaye de prévoir l’avenir. Il est donc par nature approximatif et parfois loin de la vérité. Cependant, c’est la meilleure prévision disponible de ce qui se passera sur les 3 années à venir. Il doit être établi de façon réaliste, relativement précise et prudente.
- La comptabilité, au contraire, est une constatation du réalisé ; elle est exacte au centime près. Elle peut prendre en compte les dépenses certaines à venir, mais ce n’est que pour mieux gérer la trésorerie de l’école. La comptabilité est du ressort du comptable.
Pour établir le budget définitif sur 3 ans, il faut avoir une estimation du nombre d’élèves, d’enseignants, des modalités de paiement des locaux, du plan de financement et du plan de trésorerie. La première année de ce budget est la plus importante, car c’est elle qui servira de guide tout au long du premier exercice comptable (première année scolaire).
Notre recommandation : suivez de très près votre trésorerie !
Même lorsqu’elle est gérée par une association, l’école est comparable à une entreprise sur le plan financier. Il faut savoir que 4 entreprises sur 5 meurent prématurément pendant leur phase initiale de développement ! D’où la nécessité d’un budget solidement établi et de sa validation, et notamment d’un volet « trésorerie » qui devra s’assurer que l’école ne sera à aucun moment (au moins de l’année qui vient, mais si possible des 3 premières années) en déficit de trésorerie à un point tel que les banques risqueraient de refuser de suivre. Ce volet « trésorerie » consiste à prévoir mois par mois les recettes et les dépenses.
Le budget définitif est donc un prolongement détaillé du budget prévisionnel initial. Il ne comporte pas que des chiffres : il mentionne aussi les hypothèses faites pour l’établir : notamment les hypothèses de croissance de la demande d’inscription d’élèves en fonction de l’effort de communication prévu Il restera pendant l’année un étalon auquel on comparera l’évolution de l’école (c’est le contrôle de gestion).
Par la suite, ce budget évoluera annuellement en fonction des nouvelles hypothèses à prendre au regard de l’expérience accumulée. Il pourra amener les administrateurs de l’école à revoir leurs hypothèses stratégiques, ou au contraire il les confirmera.
Pour aller plus loin
- Créer son école vous propose des formations, en distance ou en présentiel, aux questions de comptabilité d’une part et de gestion de la paie d’autre part. Pour en savoir plus, cliquez ici.
- Nous pouvons également vous orienter vers des experts comptables et cabinets de gestion de la paye compétents, connaissant bien la matière à traiter.
