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comptabilité et prévisions budgétaires

 

 

Établir un business plan

Cette étape est fondamentale : elle consiste à s’assurer que l’école sera financièrement viable pendant les 5 années à venir (les plus cruciales de son développement), et permettra d’opérer en fonction de cette nécessaire viabilité - mais aussi en fonction des différents critères pédagogiques et sociaux des créateurs, les choix dimensionnants de l’école : salaires du personnel, prix des scolarités, nombre de classes et d’élèves par classe, rapidité de développement, effort de communication etc.

Une des étapes principales de l’élaboration de ce plan consiste à lister les différentes recettes et les différentes dépenses prévisibles. Voici pour vous aider la liste des postes de recettes et de dépenses à prévoir: Téléchargez le document

Téléchargez également :

Vous verrez que l’on retrouve les mêmes postes que ceux du premier budget prévisionnel, en moins détaillés. Cela permet de passer aisément de l’un à l’autre. Comme le budget et la comptabilité doivent être homogènes au Plan Comptable Associatif, il est recommandé que les postes du Business Plan le soient aussi (c’est le cas du document ci-dessus).

Ce Business Plan comporte toutes les hypothèses choisie, rappelées explicitement. Il peut prévoir plusieurs scénarios : le principal (scénario central), ainsi que des scénarios de remplacement au cas où les hypothèses du scénario central ne s’avèreraient pas.

Le Business Plan doit être établi avec soin, car il sera demandé par les banques pour consentir un prêt. Il est du ressort du créateur (gestionnaire de projet), mais il aura intérêt à se faire aider (et non remplacer !) par un comptable s’il ne maîtrise pas lui -même a minima les principes de la gestion financière et comptable. Il est important qu’il y ait dans l’équipe des fondateurs une personne expérimentée dans les finances pour prendre la responsabilité de développer ce document d'une importance cruciale. Comme toujours, faites des hypothèses très prudentes, et prévoyez une marge en cas d'imprévu. Il y a toujours des imprévus ! Tablez sur des montants de dons faibles, une croissance du nombre d’élèves faible, une croissance de la masse salariale d’une année sur l’autre pour ne pas avoir de mauvaises surprises...

 

 

Ouvrir un compte en banque

Vous aurez besoin d’un compte pour récolter les fonds, pour payer les charges. Il faut donc anticiper par rapport à l’ouverture de l’école.

Un conseil, ouvrez le compte dans une banque où vous-même ou le trésorier êtes connu et où les relations avec le banquier sont fluides. Par ailleurs, il est largement préférable de choisir un établissement bancaire habitué à travailler avec des PME ou, encore mieux, des associations. Ce n’est pas de cas de toutes les banques.

L’entretien avec le responsable désigné par la banque ne pourra se faire que sur la base d'un business plan (cf. tâche correspondante)

Il est rappelé que tout se négocie avec une banque (du moment qu’elle est intéressée par le compte), même les frais bancaires officiellement affichés.

Les délais à prévoir sont les suivants :

  • choix d’un établissement bancaire : 10 jours
  • Constitution du dossier : 5 jours (dont budget prévisionnel)
  • Obtention d’un entretien d'ouverture du compte : vingt jours
  • Créer les moyens de paiement (chéquier, cartes) : 5 jours

Attention : à la BNP, par exemple, la création d'un compte d'association prend un mois, d'où le délai long prévu ci-dessus.

A côté des moyens de paiement, il faut prévoir des moyens de prélèvement, ce mode de règlement s’avérant bien pratique pour la collecte des scolarités. Il faut pour cela obtenir via sa banque un NNE (Numéro National d’Emetteur). Demandez-lui tôt. Vous en aurez besoin pour vos bulletins de soutien. Notez bien que ce numéro n’a rien à voir avec les reçus fiscaux. C’est une réalité purement bancaire.

 

 

Choix et création d'outils comptables

Les outils comptables qui sont nécessaires à l’élaboration du budget du business plan ne sont pas les mêmes que ceux dont devra disposer l’école dans son fonctionnement opérationnel.

Il faut garder à l’esprit que changer de système comptable, même à l’occasion d’un changement d’exercice, est une opération délicate et même risquée si les systèmes comptables sont très différents. Mieux vaut donc dès le début choisir un système comptable durable, adapté à la toute petite école nouvellement créée comme à l’école mature de la taille visée dans le business plan.

Il va de soi que le comptable pressenti pour la comptabilité de l’association, ou l’expert-comptable si le comptable est un bénévole peu formé, devront donner leur avis. Mais il importe de mesurer la spécificité de la comptabilité d’une école et du temps que fera gagner le couplage entre cette comptabilité et les fichiers du secrétariat, comme le fichier des parents, les listes de présence des élèves etc. Aussi le comptable devra-t-il en être informé avant toute prise de décision.
Beaucoup d’écoles ouvrent sans logiciel comptable en faisant leur comptabilité sur un tableur Excel paramétré. Ce n’est pas sans danger. C’est une comptabilité en partie simple qui ne vous permet pas de suivre la trésorerie et cela complique l’établissement de la comptabilité de l’école que vous aurez à faire à la fin de l’exercice. Nous ne recommandons pas d’utiliser un simple tableau Excel même si c’est quasiment gratuit et facile, car cela vous conduit inévitablement à un « pilotage dans le rétroviseur » ! Il existe des logiciels associatifs grand public comme CIEL qui peuvent répondre à votre besoin, qui vous permettent de tenir une comptabilité en partie double et de gérer votre trésorerie et dont le coût est minime (200 euros) mais il vous faudra gérer à part- par exemple sur Excel- la paye, les présences et absences des élèves, les notes, les bulletins... Vous avez aussi des logiciels spécialisés pour les écoles comme APLON ou CHARLEMAGNE, mais ils ne sont adaptés qu’aux grosses écoles et présentent des coûts de maintenance non négligeables. En revanche, APLON (logiciel appartenant à une association à but non lucratif fondée par les Frères des écoles chrétiennes) produit des :modules de gestion très performants, peu coûteux et adaptés aux écoles de petites taille de forme associative : CLOEE pour la gestion des élèves et des familles, GEDEON pour la comptabilité, NOTES pour la gestion des notes, PAIE pour la paye. Tous ces logiciels ont un prix proportionnel au nombre d’élèves, ce qui est un net avantage pour des écoles en phase de lancement ou de petites tailles.

Quel que soit le logiciel comptable retenu, il devra suivre le plan comptable officiel (Plan Comptable national pour les entreprises, Plan Comptable Associatif pour les associations). Évidemment, la comptabilité des écoles exige rarement d’utiliser toutes les lignes budgétaires prévues au plan comptable. En pratique, par exemple pour une école gérée par une association, 20 lignes en dépenses et 10 lignes en recettes (les numéros en face des lignes devront être ceux fixés par le Plan Comptable Associatif).
Exemple :

DEPENSES
6132 loyer
614 Charges locatives…
RECETTES
7061 Scolarités/droits d’inscription
7082 Surveillance repas/études…

 

 

Valider le budget définitif

Il ne faut pas confondre budget et comptabilité, même si les deux utilisent les mêmes lignes budgétaires du Plan Comptable (pour pouvoir les comparer). Le budget est du ressort d’un administrateur (président d’association, directeur d’une entreprise) aidé d’un comptable, il essaye de prévoir l'avenir. Il est donc par nature approximatif, et peut parfois s’avérer être loin de la vérité. Cependant, c’est la meilleure prévision disponible de ce qui se passera sur les 3 années à venir. Il doit être établi de façon réaliste, relativement précise et prudente.
La comptabilité, au contraire, est une constatation du réalisé ; elle est exacte au centime près. Elle peut prendre en compte les dépenses certaines à venir, mais ce n’est que pour mieux gérer la trésorerie de l’école. La comptabilité est du ressort du comptable.


Pour établir le budget définitif sur 3 ans, il faut avoir une estimation du nombre d'élèves, d'enseignants, des modalités de paiement des locaux, du plan de financement et du plan de trésorerie. La première année de ce budget est la plus importante, car c’est elle qui servira de guide tout au long du premier exercice comptable (1° année scolaire)

Suivre de très près la trésorerie
Financièrement, même lorsqu’elle est gérée par une association, l’école est comparable à une entreprise. Il faut savoir que 4 entreprises sur 5 meurent prématurément pendant leur phase initiale de développement. Dans la grande majorité des cas, ce ne sont pas les perspectives marketing qui font défaut : c’est la trésorerie qui connaît une rupture momentanée que les banques ne veulent pas couvrir, malgré les bonnes perspectives de développement de l’entreprise. D’où la nécessité d’un budget solidement établi et de sa validation, et notamment d’un volet “trésorerie” qui devra s’assurer que l’école ne sera à aucun moment (au moins de l’année qui vient, mais si possible des 3 premières années) en déficit de trésorerie à un point tel que les banques risqueraient de refuser de suivre.
Ce volet “trésorerie” consiste à prévoir mois par mois les recettes et les dépenses.

Le budget définitif est donc un prolongement détaillé du budget prévisionnel initial. Il ne comporte pas que des chiffres : il mentionne aussi les hypothèses faites pour l’établir : notamment les hypothèse de croissance de la demande d’inscription d’élèves en fonction de l’effort de communication prévu. Il restera pendant l’année comme un étalon auquel on comparera l’évolution de l’école (c’est ce qu’on appelle le contrôle de gestion). Il ne s’agit pas seulement de convaincre une banque pour obtenir des prêts (les prêts initiaux ont été généralement consentis au vu du Business Plan), il s’agit aussi de disposer d’un outil de gestion stratégique et financier de développement et de gestion de l’école.

Par la suite, ce budget évoluera annuellement en fonction des nouvelles hypothèses à prendre au regard de l’expérience accumulée. Il pourra amener les administrateurs de l’école à revoir leurs hypothèses stratégiques, ou au contraire il les confirmera.

L’engagement des premiers frais importants, immobiliers notamment, doit être subordonné à cette validation qui devra se faire en assemblée générale extraordinaire du conseil d’administration de l’association.